(La gestión de los inventarios es una de las responsabilidades funcionales dentro de la logística integral, y sus resultados inciden directamente, tanto en el grado de servicio al cliente como en los costos logísticos.

Dichos conceptos son antagónicos entre sí y están siempre presentes al momento de definir una política de abastecimiento. Si el objetivo primordial es el servicio al cliente (disponibilidad, continuidad de los procesos), deben sacrificarse costos financieros (dinero inmovilizado en stock) con la posibilidad de atenuantes en situaciones de abastecimiento flexible (suministro Just In Time - JIT), o tolerar un cierto grado de servicio (faltantes ocasionales) en aras de una menor inversión financiera.

Debemos agregar dos condicionantes más: las normativas en uso en cada empresa (lotes de compra, plazo de pago a proveedores, por ejemplo), y por último las posibilidades y características del mercado proveedor (cantidad y tipo de proveedores y su ubicación geográfica).

En la figura se sintetizan los conceptos involucrados: se debe dar respuesta a tres preguntas Qué pedir – Cuánto pedir y Cuándo pedir en atención a la expectativa del comportamiento futuro de la demanda, apelando al mercado proveedor cuyos parámetros generales se indican en la misma. Los resultados de las decisiones (es decir las respuestas a las tres preguntas básicas) se manifiestan en forma de inventario pudiendo generar las consecuencias que se señalan en la figura.

Por qué tener inventario?

A favor:

-Mejora el servicio al cliente. Si consideramos el valor de un producto o servicio desde el punto de vista del cliente, se pueden considerar cuatro factores (Business Logistics Management – Ronald Ballou):
a) Forma: diseño
b) Tiempo: disponibilidad
c) Lugar: disponibilidad
d) Posesión: precio – financiación

-La logística contribuye en un 50 % a la creación de valor, por medio del inventario y el transporte.
-La producción puede desacoplarse de la demanda y realizar ciclos más eficientes.
Lotes de compra mayores dan mayor poder de negociación

En contra

-Dinero inmovilizado frente al pago de intereses para obtener financiación para el capital circulante
-Mayor riesgo de obsolescencia y necesidad de control.
-La principal objeción es que el exceso de stock cubre las ineficiencias logísticas y no ayuda a la búsqueda de oportunidades de mejora: no hay faltantes, el abastecimiento funciona bien, para que cambiar (la mejora es un cambio).

Modalidades de la gestión

Existen dos formas principales de gestión:

- Revisión periódica: se efectúa una revisión de la situación general en períodos predeterminados (semana, quincena, mes), calculándose para cada caso los requerimientos en función de los planes desarrollados, el stock en mano y las órdenes ya emitidas.

- Punto de pedido: cuando el nivel del stock alcanza un valor predeterminado, el sistema emite un aviso de necesidad de reposición.

Debe observarse que la diferencia fundamental entre las dos formas de gestionar es el eje del tiempo: la revisión periódica utiliza los pronósticos de comportamiento de la demanda (futuro) y el punto de pedido se basa en extrapolar el comportamiento histórico (pasado).

La utilización normal de la revisión periódica es en los casos de ciclos de consumo repetitivos y los programas de acción que se derivan de ellos, mientras que el punto de pedido se aplica a las situaciones de consumos aleatorios (caso típico: repuestos).

En todo sistema de abastecimiento, para cubrirse de las incertidumbres, se utiliza una parte del inventario como stock de seguridad. Dichas incertidumbres tienen dos fuentes:

a) Las variaciones de la demanda real frente a la estimada durante el lead time de abastecimiento.
b) Las variaciones del lead time de abastecimiento frente al utilizado en los cálculos

En el cálculo del lead time de abastecimiento se incluyen tanto el interno como el externo

a) lead time interno: tiempo transcurrido entre la detección de la necesidad y la emisión del correspondiente pedido
b) lead time externo: tiempo transcurrido entre la emisión de la orden y la disponibilidad efectiva del bien.

Una de las mejores contribuciones a la logística exitosa es disminuir el nivel de incertidumbre, bajando el lead time de abastecimiento (interno y externo). La baja del nivel de incertidumbre permite realizar el mismo servicio con menor nivel de inventario.

El sistema de revisión periódica lleva a considerar un stock de seguridad mayor que el punto de pedido. Al lead time de abastecimiento hay que sumarle el tiempo del ciclo de revisión adoptado.

Tamaño del lote de compra

Podemos señalar que existen tres criterios para su determinación

- Sistema ABC

El sistema ABC es una aplicación práctica del Principio de Wilfredo Pareto (economista italiano, 1848-1923), también conocida como la regla 20/80: en todo conjunto de elementos existe una parte de los mismos, un 20% de los ítems, que concentra el 80% del valor total del conjunto.
Por ejemplo, en un depósito, habrá 20% de los ítems que representan el 80% del total del inventario, o que en una empresa el 20% de los clientes representan el 80% de la venta total.
La relación 20/80, en la práctica puede ser 30/70, 15/85. Lo importante es que si una parte pequeña de los elementos que se utilizan representan una parte importante del valor, podemos diferenciar la
forma de gestionar, aplicando el siguiente criterio: lotes pequeños y más frecuentes para los elementos importantes (ítems A), y lotes más grandes para los ítems que no tienen gran incidencia económica (ítems C), de modo que no requieran atención frecuente, y reservar el tiempo disponible (normalmente recurso escaso) para los más “pesados”.

(NOTA: Para el análisis ABC se debe considerar el valor unitario de cada ítem por el consumo anual (pronosticado o real), y ordenarlos en forma decreciente como porcentaje del valor total del stock)

- Lote Económico

En el abastecimiento se tienen tres tipos de costos

a) Intrínseco: propio de lo que se está comprando
b) De Gestión: el costo de hacer un pedido, una orden de compra
c) De Tenencia: mantenimiento del stock

El costo de gestión es fijo y está ligado a la estructura (Departamento de Compras, Recepción de las mercaderías, Control de Calidad, Costo del sistema). En una orden de compra se puede pedir una unidad o miles. A medida que en una orden de compra se piden más elementos, el costo de gestión por elemento baja, más aún si se hacen órdenes multi-ítem.
El costo de tenencia está asociado a la tasa de interés por mantener capital inmovilizado, al seguro, al costo de administrar, al riesgo de obsolescencia. Sin stock, el costo de tenencia es cero, y sube proporcionalmente con el aumento de inventario.

Si el costo de gestión baja con el nivel del pedido y el costo de tenencia sube con el mismo, habrá una cierto nivel que hace iguales el costo de tenencia y de gestión, y en ese caso se tiene el costo mínimo, y el lote de compra correspondiente se denomina lote económico.

Hay que considerar que en la determinación del lote económico se dan ciertos supuestos, como ser: la estabilidad de la demanda, la no variación de precios durante el período considerado.

- Sistema Mini-Max

En este caso, el lote de compra es variable. Se establece un valor máximo a tener y el lote de compra es la diferencia entre el nivel actual encontrado durante la revisión y un valor máximo establecido. Este valor máximo se fija según criterios: nivel del stock de seguridad más lote económico, o en base a criterio ABC, o la cobertura de varios períodos según el lead time de abastecimiento.

Análisis de los inventarios y su depuración

Es frecuente el caso de analizar la situación del inventario agrupando los elementos componentes por familias (tubos, cables, lámparas, etc). Esta forma de control de las existencias involucra el uso de los promedios y estos son engañosos, por el hecho que habrá ítems que estarán por sobre el promedio y son los que hay que tratar de depurar. En este caso la regla a recordar es: Cada ítem tiene su propia historia y para llevar a cabo un análisis exitoso se debe realizar ítem por ítem.

Para ayudar a tomar decisiones adecuadas se han desarrollado ciertas metodologías, que no son soluciones sino herramientas, medios para alcanzar un resultado según el uso que se haga de las mismas. Cabe recordar que si se tiene un desorden organizacional y se adquiere un software de gestión como solución, el resultado será un desorden organizacional computarizado, pero no la solución buscada.